Personuppgiftsbiträdesavtal

1. Parter och roller

Detta avtal ingås mellan dig som kund (personuppgiftsansvarig) och Cowrite AB, org.nr 556965-8502 (personuppgiftsbiträde), och är en del av användarvillkoren för Cowrite Agents. När besökare chattar med din bot behandlar vi personuppgifter för din räkning. Avtalet uppfyller kraven i artikel 28.3 i dataskyddsförordningen (GDPR).

2. Behandlingens art och ändamål

Vi behandlar personuppgifter i den utsträckning som krävs för att driva din chattbot: besvara besökarnas frågor, analysera vilka frågor boten har svårt att svara på, visa statistik och konversationshistorik för dig och de personer du ger behörighet, samt skicka inloggningskoder, chattrapporter och driftmail. Behandlingen pågår under abonnemangstiden och upphör enligt punkt 8.

3. Kategorier av uppgifter och registrerade

Registrerade är dina webbplatsbesökare och dina kontaktpersoner. Uppgifterna omfattar chattmeddelanden i fritext, som kan innehålla personuppgifter besökaren själv skriver, samt namn och mejladress för dig och de personer du ger behörighet till statistiken. Boten är inte byggd för att be besökare om personuppgifter eller känsliga personuppgifter.

4. Instruktioner

Vi behandlar uppgifterna endast enligt dina dokumenterade instruktioner. Villkoren, detta avtal och de inställningar du gör i tjänsten utgör dina instruktioner, till exempel vilka personer som har behörighet, om tvåstegsverifiering krävs och hur länge konversationer ska sparas. Anser vi att en instruktion strider mot GDPR meddelar vi dig.

5. Sekretess och säkerhet

Personer med åtkomst till uppgifterna omfattas av sekretess. Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder enligt artikel 32 GDPR, bland annat följande.

• Uppgifterna krypteras vid överföring och lagring, åtkomst loggas och databasen med chattloggar ligger inom EU.
• Statistik och konversationer kräver inloggning. Bara personer du gett behörighet, eller som har en mejladress på en domän du godkänt, kommer in. Varje person loggar in med en engångskod som skickas till den egna mejladressen. Tvåstegsverifiering med autentiseringsapp kan slås på per person eller krävas för alla. Därutöver kan ett fåtal behöriga medarbetare på Cowrite logga in för support och drift.
• Personnummer, samordningsnummer, telefonnummer, mejladresser, kortnummer och kontonummer i IBAN-format som besökare skriver maskeras innan meddelandet sparas eller skickas vidare till underbiträden för AI-generering. Uppgifterna ersätts med en markering, till exempel [personnummer], och går inte att återskapa.
• Chattrapporter per mejl skickas bara till personer som har behörighet till statistiken. Behörigheten kontrolleras vid varje utskick.

Maskeringen omfattar uppgifter som känns igen tillförlitligt i text. Namn, adresser, svenska kontonummer med clearingnummer, bankgiro- och plusgironummer och andra personuppgifter i löpande text maskeras inte automatiskt. Bilder och dokument som besökare bifogar skickas omaskerade till underbiträdet för AI-generering men sparas inte, bara filens namn sparas i konversationen. Sådana uppgifter skyddas i stället av behörighetsstyrningen och den radering du väljer enligt punkt 8.

6. Underbiträden

Du godkänner att vi anlitar underbiträdena nedan. Byter vi eller lägger till underbiträden meddelar vi dig minst 30 dagar i förväg; invänder du har du rätt att säga upp abonnemanget innan ändringen träder i kraft. Samma dataskyddskrav som i detta avtal åläggs varje underbiträde.

* Överföringar till USA sker med stöd av EU-kommissionens standardavtalsklausuler och/eller EU-U.S. Data Privacy Framework. Betalningar hanteras av Stripe, som är självständigt personuppgiftsansvarig för betaluppgifter.

7. Bistånd, incidenter och registrerades rättigheter

Vi hjälper dig att svara på registrerades begäranden (registerutdrag, radering med mera) och bistår vid konsekvensbedömningar och kontakter med tillsynsmyndighet. Personuppgiftsincidenter meddelas dig utan onödigt dröjsmål efter att vi fått kännedom om dem.

8. Radering och granskning

Du väljer själv hur länge konversationer sparas: 30, 90, 180 eller 365 dagar, eller tills abonnemanget upphör. Väljer du en tidsgräns raderas varje natt de konversationer vars senaste meddelande är äldre än gränsen. Raderade konversationer försvinner ur säkerhetskopiorna i takt med att dessa roteras, och chattrapporter som redan mejlats omfattas inte av raderingen. Inloggningskoder raderas automatiskt inom två dygn efter att de gått ut. När abonnemanget upphör raderar vi eller, på din skriftliga begäran, återlämnar vi botens chattloggar och leads inom 30 dagar. Efter återlämnande raderar vi våra kopior, om inte lag kräver fortsatt lagring. Du har rätt att få den information som behövs för att visa att detta avtal följs, och att låta genomföra granskning. Skriv till support@cowrite.com så hjälper vi till.

9. Övrigt

Svensk rätt tillämpas på avtalet. Vid konflikt mellan detta avtal och användarvillkoren har detta avtal företräde i frågor som rör personuppgifter.

Cowrite AB · Org.nr 556965-8502 · c/o Hanefalk, Rörstrandsgatan 24, 113 40 Stockholm · Användarvillkor · Integritetspolicy